III Международная Конференция-Выставка M.I.C.E.

Найдены основные слагаемые успеха на рынке встреч

9 октября 2010 года в Екатеринбурге прошла III Международная конференция MICE-2010, которая традиционно собрала ведущих российских и зарубежных экспертов индустрии встреч. Разговор, в основном, шел о новых возможностях в сфере индустрии встреч и о том, как российские города могут найти свое место среди мировых дестинаций рынка встреч.

В этом году приглашенными экспертами стали Dr.Rodolfo Musco,  CMM, CMP Emeritus, президент Motivation & Events (Италия, Милан), Linda Pereira, руководитель CPL EVENTS (Португалия, Лиссабон), Татьяна Бакланова, генеральный директор BTG Event Sotutions (Россия, Санкт-Петербург), Алексей Сергеечев, заместитель генерального директора компании MaxiMICE (Россия, Москва), Наталья Галечьян, директор по связям с общественностью НП «Санкт-Петербургский Экологический союз», Сехат Филь, руководитель представительства компании «Турецкие авиалинии» в Екатеринбурге (Турция, Стамбул).

Несмотря на многообразие тем докладов, основная дискуссия развернулась вокруг таких понятий, привлекательность дестинаций, профессионализм в сфере индустрии встреч, качество предоставляемых услуг.

Для компаний индустрии встреч на первом месте должен быть не только заказчик, но и Участник мероприятия, отмечал Dr.Rodolfo Musco. Прежде, чем формировать проект любого события – нужно задуматься, кто и, главное, зачем будет его посещать. Как правильно мотивировать участников на посещение мероприятия? Если будут найдены правильные инструменты мотивации – не будет проблем с приглашением участников, вне зависимости от того, платное участие для них или нет. «Необходимо грамотно прорабатывать концепцию любого события, - обратил внимание слушателей г-н Муско. – В целом, деловые встречи выполняют 3 роли: обучение, мотивация, networking. Какая из них будет реализовываться на Вашем событии? Или сразу несколько? В зависимости от цели вы должны выбирать содержание и формат мероприятия, а также выстраивать работу с подрядчиками». Мотивация – одна из основных функций корпоративных событий. Такие встречи должны не только давать информацию, но и «зажигать» людей на реализацию задач компании, повышать их лояльность. При этом, чаще всего участниками запоминается не информация, предоставленная спикерами, а интересные моменты организации мероприятия: игры, конкурсы, выступления актеров и др. Правильно разработаный формат мероприятия может не только реализовать цели заказчика, но и дать ему результаты, которых он не ожидал, способствуя в первую очередь развитию его бизнеса.

Linda Pereira обратила внимание на растущую конкуренцию среди компаний индустрии встреч и дестинаций. Для того, чтобы выдержать эту борьбу, необходимо в первую очередь понимать, как меняются люди, так как именно люди (участники, заказчики) определяют эффективность встреч. В настоящее время, отметила г-жа Перейра, изменяется подход к обмену информацией, люди привыкли обращаться с многочисленными электронными устройствами, которые практически стали частью нашей жизни. Существенно возросло значение социальной составляющей и экологической безопасности встреч. Эти изменения должны касаться и организуемых встреч. Кроме того, важно понимать, что не только материальная инфраструктура, но в гораздо большей степени – сервисная составляющая дестинации влияют на ее успех на международном рынке встреч. Значение имеет не столько уровень услуг отдельной компании – гостиницы, организатора, конвеншн бюро, - а работа всех компаний, занятых в обслуживании встреч, destination team. Это значит, что компаниям одной дестинации необходимо объединяться, определять общие стандарты сервиса и тем самым привлекать заказчиков. Каждое хорошо организованное мероприятие – это продвижение дестинации, привлечение новых заказчиков. Но в то же время, каждое некачественное событие – это очень отрицательный результат, вызывающий негативные последствия не только для компании, оказавшей некачественные услуги, но и для всей дестинации. «Думайте о том, какую ценность Вы создаете для Ваших участников, а не о цене участия для них», - отметила г-жа Перейра. Основным залогом успеха в индустрии встреч г-жа Перейра назвала ориентированность на  эффективные коммуникации в быстро меняющейся многонациональной, многоязычной и многокультурной среде.

Выбор дестинации заказчиком зависит в первую очередь от того, насколько она соответствует целям и задачам заказчика и участников мероприятий, подтвердил Алексей Сергеечев. «Можно провести встречу хоть на Северном полюсе, главное – чтобы был получен нужный результат». Конечно, необходимо учитывать технические и сервисные возможности организации мероприятий на конкретной территории, но главное понимать, что уникальные, необычные дестинации очень интересны для клиента, а найти подходящее решение – задача профессионального организатора. «Мы проводили одно из наших мероприятий в степях Монголии, и получили очень хороший результат, хотя в начале – кто бы мог поверить, что это хорошая идея?» - привел пример г-н Сергеечев. Основными факторами выбора дестинации г-н Сергеечев назвал цель мероприятия, состав его участников, возможную продолжительность мероприятия, сезонность, возможности самой дестинации и выделенный бюджет. В настоящее время популярными зарубежными направлениями для конференций являются Турция, Египет, Иордания, Израиль, Хорватия, и одна из главных причин – отсутствие необходимости оформлять визы. Для инсентив-программ - Ирландия, Шотландия, Венгрия, ЮАР, Сингапур, Таиланд, Мьянма, Исландия. В России, по данным компании MaxiMICE, в качестве дестинаций востребованы города: Москва, Санкт-Петербург, Сочи, Новосибирск.

Одним из самых интересных для участников оказалось выступление Татьяны Баклановой, которая представила схему участия в международных тендерах на проведение мероприятий и систему взаимодействия различных участников этого процесса. И снова подтвердился факт зависимости качества услуг различных компаний, задействованных в цепочке организации и обслуживания одного мероприятия. При участии в тендере исполнитель берет на себя ответственность не только за свои предложения, но и за все компании, которые в итоге станут подрядчиками при реализации конкретного проекта в конкретной дестинации. «Нам очень важно, чтобы компании в регионах понимали, как много зависит от качества предоставляемых ими услуг, - обратила внимание г-жа Бакланова. – Это касается и гостиниц, и конференц-площадок, и транспортных компаний, и других участников процесса. Мы должны быть на 100% уверены в подрядчиках, чтобы предлагать какую-либо дестинацию заказчику».

Эффективным средством продвижения дестинации может быть сотрудничество с международными авиалиниями, представленными в регионе. «Мы заинтересованы в увеличении потоков пассажиров, поэтому активно продвигаем Екатеринбург как центр деловых коммуникаций на международной уровне, - отметил Серхат Филь. – В частности, буквально недавно я лично провел презентации и встречи с заинтересованными компаниями в Германии, и Бангкоке. И я думаю, что эффективность этих встреч может быть существенно увеличена, если в них будут принимать участие представители городской Администрации, конвеншн-бюро и бизнеса». Чаще всего про российские региональные дестинации просто не знают, а ведь среди них есть много интересных, привлекательных и высоко развитых городов. Кроме этого, на невысокие темпы роста международных деловых туристов оказывают влияние такие факторы, как паспортный контроль при въезде, бюрократия, неразвитая дорожная инфраструктура. «Необходимо активное продвижение и по возможности – решение указанных вопросов», - обратил внимание слушателей г-н Филь.

Широкая программа практических семинаров конференции также позволила слушателям найти эффективные решения для развития бизнеса в сфере MICE. «Зеленая тема» оказалась одной из самых интересных. Наталья Галечьян и Татьяна Бакланова представили информацию о возможностях использования зеленых технологий в управлении гостиницами. Оказалось, что такой подход дает не только экономию издержек, но и ощутимый маркетинговый эффект. Как отметили ведущие, в России такой подход только начинают применять, в то время как на западе экологическая составляющая становится одним из приоритетных факторов выбора гостиниц и конференц-площадок для многих крупных заказчиков. Индустрия встреч занимает 3-е место в рейтинге наиболее экологических вредных отраслей экономики и после нефтедобычи и металлургии. Такой высокий уровень достигается за счет огромного количества авиаперелетов (выбросы сгоревшего топлива), безумных объемов полиграфической продукции, которая впоследствии просто выбрасывается, и т.д. Именно поэтому сегодня так важно развивать экологически безопасный бизнес в сфере MICE.

На семинаре «Организация перевода и эффективного общения во время международных событий» директор Бизнес-бюро ассоциации переводчиков Елена Кислова рассказала о технологии организации эффективных коммуникаций во время международных событий, а также представила новые возможности оборудования для синхронного перевода. Участники семинара «Аутсорсинг деловых мероприятий и как на нем сэкономить» узнали, какие компании могут выступать подрядчиками при проведении деловых мероприятий, и как нужно выстраивать взаимоотношения, чтобы не только не выйти за рамки выделенного бюджета, но и повысить эффективность его использования (семинар провели Агентство деловых коммуникаций САММИТ и DMC-компания «Визит Урал-Сибирь»). В продолжение разговора о форматах деловых мероприятий участникам конференции был представлен обзор наиболее эффективных форматов и целей бизнеса, которые они решают (семинар «Как выбрать правильный формат мероприятия для достижения целей бизнеса» провели Группа компаний ЮСТА и  компания Ekbpromo).

На круглом столе «Деятельность конгресс-бюро в России» участники обсудили опыт управления и развития Конгресс-бюро Екатеринбурга и Конгресс-бюро Санкт-Петербурга. Специально приглашенный эксперт – Роман Золин, управляющий партнер Service Design Agency по России и СНГ – рассказал о правилах формирования и критериях оценки сервиса дестинации.

Организаторы конференции благодарят всех спикеров и партнеров III Международной конференции MICE-2010 за сотрудничество. Надеемся, что программа конференции была полезна участникам.

Мы будем рады получить Ваши отзывы и предложения для повышения качества нашего мероприятия и проведения на высшем уровне IV Международной конференции MICE-2010!

Ваши предложения, вопросы, отзывы направляйте: Екатерина Демченко, исп.директор НП «Конгресс-бюро Екатеринбурга, ecb@bk.ru, www.ekaterinburg-convention.com.

Скачать презентации спикеров Вы можете в разделе "Спикеры и тезисы докладов"

Организаторы конференции: Администрация города Екатеринбурга, Конгресс-бюро г.Екатеринбурга. Соорганизатор: Коммуникационная группа компаний «МедиаПартнер». Соорганизатор экспозиции BusinessTravel Ekaterinburg: компания «Экспоком». Официальная конгрессная площадка – Центр Международной Торговли Екатеринбург. Стратегический партнер проекта – журнал «Деловой квартал». «Крылья конференции» - авиакомпания «Турецкие авиалинии». Перелеты по России предоставлены авиакомпанией ГТК Россия. Гости конференции могут разместиться в бизнес-отеле «Московская горка». Турфирма-партнер – БМТ «Спутник». Понимание зарубежных спикеров обеспечивает Бизнес-бюро Ассоциации переводчиков. Генеральный информационный партнер:  журнал National Business. Генеральный интернет-партнер: mail.ru. Официальные информационные партнеры: радио Business FM, журнал «Екатеринбург». Информационные партнеры: портал ekbrealty.ru, портал FindHall, журнал Nota Bene inform.