II Международная конференция-выставка M.I.C.E.-2009

Время настало, но мало какой региональный город, даже такой крупный, как Екатеринбург, Челябинск, Казань и др., является постоянной площадкой для проведения встреч международных ассоциаций и корпораций. Многие выступления и дискуссии на конференции были посвящены причинам и способам преодоления этого явления. Среди положительных черт городов России, представленных на рынке встреч, были подчеркнуты новизна направления для планировщиков (организаторов) встреч и относительно невысокие затраты, связанные с организацией и проведением встреч. Отдельные города ведут достаточно сильный и грамотный маркетинг, развивают площадки для проведения встреч, формируют необходимую инфраструктуру для  обслуживания мероприятий (Екатеринбург, Казань, Новосибирск и др.) Но при этом, с точки зрения экспертов, динамика привлечения встреч могла бы быть существенно выше. В чем же дело?

Ключевые эксперты конференции (Стив де Вит - профессиональный организатор международных встреч из Бельгии с более чем 20-летним опытом, Мишель Нейманн – представитель Международной ассоциаций  организаторов конференций IAPCO и AIM Group из Италии, Валерий Симаков – руководитель одного из крупнейших профессиональных организаторов конференций в России «МОНОМАКС КОНГРЕСС-СЕРВИС», Москва) указали, что, как правило, город даже не рассматривается как место проведения международных встреч, если в нем нет такого элемента рынка встреч, как конгресс-бюро. За рубежом почти в каждом городе такая структура есть. В России на данный момент только в Екатеринбурге Конгресс-бюро создано и выполняет необходимые функции. Это очень мало для такой большой страны, необходима совместная работа регионов, чтобы усилить маркетинговый и информационный эффект на международном уровне. Виктор Контеев, вице-мэр города Екатеринбурга, открывший конференцию,  подчеркнул важность взаимопонимания и сотрудничества локальной власти и бизнеса, а также активной позиции администрации в отношении развития города на рынке встреч. Президент Конгресс-бюро г.Екатеринбурга и председатель Комитета по внешним связям Администрации города Екатеринбурга Светлана Гарипова на примере Екатеринбурга показала, что только при совместных усилиях власти и бизнеса возможно динамичное развитие площадок для проведения деловых встреч, гостиничной индустрии, сектора профессиональных услуг. Конгресс-бюро также есть не что иное, как объединение интересов власти и бизнеса, направленное на динамичное развитие города на рынке встреч и осуществление эффективных коммуникаций с планировщиками международных встреч. Результатом деятельности конгресс-бюро должен быть рост известности города как площадки для проведения мероприятий и увеличение количества этих мероприятий в городе.

Другим обязательным участником рынка встреч является профессиональный организатор конференций – в международной терминологии Professional Conference Organiser, PCO. РСО – компания, профессионально занимающаяся организацией и проведением конференций. По словам Мишеля Нейманна, если в городе есть качественные конференц-центры, но недостаточной развит сегмент услуг РСО – нет смысла продвигать город на рынке встреч, т.к. даже в случае успешного маркетинга эти встречи некому будет обслужить, и в результате будет получен отрицательный маркетинговый эффект. В Европе существует 4-5 крупнейших PCO, и ни один из них до сих пор не представлен в России. И ни одна из российских компаний, действующих как РСО, не является членом IAPCO.

Стив де Вит обратил внимание на творческий подход в работе любого РСО. Если Вы хотите, чтобы Ваша встреча была успешной, она должна решать задачи заказчика. А так как задачи всегда конкретны и индивидуальны, то и предлагаемые решения должны быть такими же. В мире существует богатейший опыт форматов проведения встреч, которые можно использовать для разработки собственных предложений. «Нужно продавать не город как площадку, а возможности эффективного решения задач», - подчеркнул г-н Де Вит. Поэтому профессиональный РСО должен обладать креативностью, знанием способов решения таких задач, знанием возможностей города и многими другими чертами. Также важно понимать, как люди воспринимают информацию. «Необходимо уметь возбудить и удержать интерес к Вашему выступлению, а это достигается с помощью различных инструментов, в том числе красочными и эффектными презентациями, интерактивами, дискуссиями, интонацией, поведением спикера и др.»

Валерий Симаков отдельно остановился на важности единого понимания терминологии индустрии встреч, в частности, таких терминов, как РСО, DMC, планировщик встреч, конгресс-бюро и другие. Как и в любой отрасли, в MICE-индустрии существует свой профессиональный язык, на котором необходимо говорить, если мы хотим попасть в это сообщество. В настоящее время доля делового туризма составляет около 67% в мировом обороте туризма, и эта доля продолжает расти. Россия занимает лишь 74-ю позицию в рейтинге стран-центров делового туризма и индустрии встреч. Основными факторами привлекательности страны или региона на рынке встреч являются привлекательность и достижения региона в сфере интересов планировщика встреч; удобство средств/возможностей прибытия участников; экономическая стабильность и безопасность; техническая и технологическая возможность обеспечения мероприятия, туристическая привлекательность региона; низкие визовые барьеры. К сожалению, немногие регионы могут похвастаться наличием этих факторов. Для укрепления позиций таких регионов необходимо тесное сотрудничество власти и бизнеса, формирование необходимой инфраструктуры (в т.ч. конгресс-бюро, РСО, DMC), развитие информационной базы, активная работа с планировщиками встреч.

Имидж города на рынке встреч напрямую влияет на его привлекательность для планировщиков встреч и создается всеми участниками рынка встреч города, - подчеркнул Игорь Валиев, директор коммуникационного агентства «ФОРСАЙТ». Выборка информационных материалов о Екатеринбурге произвела впечатление на участников и привела к оживленным дискуссиям. Оказалось, что даже профессиональные участники туристического рынка не всегда контролируют качество материалов, публикуемых ими во всемирной сети. «Безусловно, мы все должны понимать, что эта информация – первое, что узнает потенциально заинтересованный турист о городе, и с этой точки зрения должны управлять информационными потоками. В этом должны принимать участия и отдельные предприятия, и органы власти, и ассоциации. А в случае выявления неверных данных необходимо предпринимать меры по их опровержению и устранению», - говорил г-н Валиев.

Индустрия встреч имеет множество аспектов своего развития, в связи с чем далее программа конференции была разделена на 2 секции: «Управление и маркетинг конференц-центров» и «Организация и обслуживание деловых встреч».

В секции «Управление и маркетинг конференц-центров» собравшиеся обсудили возможности и потенциал региональных площадок и их становление как конференц-центров. В рамках кризисных условий для многих заказчиков региональные российские площадки стали интересны ввиду отсутствия больших затрат на их оплату, но в то же время у корпоративных клиентов сократились численность групп и время пребывания, а также уменьшилась частота поездок. В этих условиях рынок стал более конкурентным, и у отелей и конференц-центров появился стимул  и потребность в знаниях о повышении качества предоставляемых ими услуг. Наталья Нестерова, директора IBC Corporate Travel, честно объяснила слушателям, среди которых были и представители российских отелей, по каким критериям их оценивают клиенты. Подтвердилось утверждение – корпоративным клиентам необходимо VIP-обслуживание и внимание ко всем мелочам. Чтобы привлечь клиента, отель должен быть продуман «от и до» – от адекватности постройки и качественного размещения информации о себе в интернете, до расположения розеток в комнате, количества официантов,  удобства парковки и др.

Для того, чтобы конференц-площадки были востребованы, необходимо, чтобы к приему гостей была готова и транспортная составляющая. Вадим Прасов, управляющий директор Клубной системы «ГОСТ» (московский холдинг отелей и клубов премиум-класса), отметил, что в регионах в последнее время открывается достаточно много новых отелей. Увеличение количества гостиниц должно происходить только при условии тщательного анализа рынка. Например, можно проанализировать рынок авиаперевозок, чтобы понять, а каков, собственно, пассажиропоток, к примеру, в Кольцово? Насколько увеличивается этот поток ежегодно? Отели какого уровня наиболее востребованы? На объем необходимого отельного строительства всегда влияет транспортная доступность. Без участия транспортников - и прежде всего авиационного бизнеса - не обойтись. В этом регионам нужна поддержка и воля властей.

Екатерина Гаранина, директор «Аккорд Менеджмент Групп» (Москва), указала на необходимость концептуального комплексного развития инфраструктуры конференц-площадки начиная с этапа проектирования и на протяжении всего срока ее эксплуатации площадки. Конференц-центр или конференц-отель должны быть максимально удобны для организаторов, отвечать их потребностям, обладать гибкостью и адаптивностью под запросы рынка.

В современных условиях конференц-центры интересуют возможности повышения эффективности продаж при общем сокращении издержек. Денис Иванов и Дмитрий Накаряков, представлявшие компанию «Медиасайт», обратили внимание на важность использования возможностей интернет для продвижения и продаж конференц-центров. Контекстная реклама, работа с поисковиками, оптимизация информации на страницах сайта – это лишь некоторые способы повышения узнаваемости площадки и привлечения дополнительных клиентов. Кроме того, современные технологии позволяют осуществить прием заказа на конференц-площадку и ее услуги «он-лайн», что сокращает время потенциального заказчика и достаточно просто в использовании.

Марина Павленко, генеральный директор ООО «Отели Юста» отметила, что на эффективность продаж влияет такой фактор, как сезонные колебания спроса. Формирование предложения должно осуществляться с корректным учетом этого фактора.

В завершение секции были представлены возможности «Гранд Отель Казань», предлагающего в рамках одного объекта гостиничные, конференционные и выставочные услуги.

В секции по организации и обслуживанию деловых встреч обсуждади инсентив-туризм и организацию и обслуживание конгрессов. Наталья Обожина, директор Клуба Путешествий «Крылья», работающая в этом направлении уже около 20 лет,  обратила внимание, что залогом успеха любого мероприятия является тщательное планирование, грамотная работа с потребностями клиента и умение его слышать, а также правильный подбор персонала на организацию мероприятий. «Очень важны мелочи и умение за ними следить. Важно личное участие и ответственности», - объяснила Наталья Обожина и поделилась со слушателями, что лично осуществляет контроль над организацией многих деловых встреч.

Как отметил руководиель офиса Швейцарии по туризму Йонас Эттлин, Швейцария при формировании продукта на рынке делового туризма в первую очередь ориентируется на реализацию всех элементов маркетинг-микс. Ключевым моментом должно быть понимание заказчика и правильно сформулированное предложение.

Но кроме организационных аспектов важны и особенности культурные, особенно если вы работаете с зарубежными партнерами. Елена Кислова, директор Бизнес-бюро Ассоциации переводчиков, подчеркнула важность использования услуг профессиональных переводчиков, что является залогом взаимопонимания и эффективности любой международной деловой встречи.

Отдельные примеры и приемы организации креативных деловых встреч были представлены Татьяной Никоновой (коммуникационная группа компаний «МедиаПартнер»)

Всего на мероприятии в этом году собралось около сотни участников из 8 регионов России, а также Италии, Бельгии, Швейцарии. Слушателями были организаторы мероприятий, туристические фирмы, представители различных конференц-площадок, органы власти, общественные организации по продвижению городов на рынке встреч.

А 10 октября состоялась ознакомительная поездка по новым конференц-площадкам Екатеринбурга и знакомство с работой Информационно-туристической службы Екатеринбурга.

Организаторы благодарят партнеров проекта за неоценимую помощь и содействие! Отдельное спасибо всем участникам, казавшим нам доверие и выделившим время для посещения конференции!

Доступные презентации спикеров конференции вы можете посмотреть здесь

По всем вопросам относительно конференции обращайтесь в конгресс-бюро г.Екатеринбурга:

Екатерина Демченко – исп.директор

Александра Козловских - специалист

Тел./факс (343) 371-79-27 (26)

ecb@bk.ru

Организаторы: Администрация г.Екатеринбурга, Конгресс-бюро г.Екатеринбурга, ООО «Экспоком»

Официальный международный перевозчик - авиакомпания Austrian

 

Золотой партнер - авиакомпания "Аэрофлот - Российские авиалинии"

Стратегический PR-партнер - Коммуникационная группа компаний "МедиаПартнер"

Партнеры:

Steve de Wit (Стив де Вит) Компания BarrancO Бельгия Тема доклада: Современные тенденции международного рынка встреч Мастер-класс: Эффективные мероприятия: примеры практических решений

Michel Neijmann (Мишель Нейманн) Компания AIM Group, член IAPCO Рим, Италия

Екатерина Гаранина Генеральный директор "АККОРД менеджмент групп" Кандидат педагогических наук, доцент Москва Тема доклада: Проектирование конференц-центров: концепция, технологии, инфраструктура

Валерий Симаков Генеральный директор ООО "МОНОМАКС КОНГРЕСС-СЕРВИС" Москва Тема доклада: Возможности развития MICE в регионах России: как стать востребованным направлением. Нужно ли нам это?

Игорь Валиев Директор Коммуникационного агентства ФОРСАЙТ Екатеринбург Тема доклада: Сравнительный анализ имиджа регионов на рынке встреч

Вадим Прасов Управляющий директор Клубной Системы ГОСТ Москва Тема доклада: Обзор рынка конференц-площадок в России

Татьяна Никонова Заместитель генерального директора коммуникационной Группы компаний «МедиаПартнер» Екатеринбург Тема доклада: Типичные ошибки при организации B2B-мероприятий

Наталья Нестерова Директор IBC Corporate Travel Екатеринбург Тема доклада: Почему пустуют ваши конференц-площадки: мнение корпоративного клиента

Елена Кислова Директор Бизнес-бюро Ассоциации переводчиков Екатеринбург Тема доклада: Кросс-культурные особенности приема иностранных миссий и групп. Практические решения

Наталья Обожина Директор ООО «Клуб Путешествий «Крылья» Екатеринбург Тема доклада: Особенности организации и обслуживания корпоративных деловых мероприятий

Страницы:   назад 1 2 дальше

10 октября 2009 г.

10.00 – 18.00 работа выставки

10.00 – 15.00 конференц-тур для гостей конференции

В рамках конференц-тура:

• Посещение новейших профессиональных конференц-площадок Екатеринбурга:  отель Hyatt Regency Ekaterinburg, аэропорт-отель Angelo, гостиница Ramada, гостиница «Московская горка»
• Знакомство с дейстельностью Конгресс-бюро г.Екатеринбурга, Информационно-туристической службы города Екатеринбурга
• Презентации Стратегической программы «Екатеринбург – международный центр деловых коммуникаций», программы туристского зонирования Екатеринбурга и формирования системы навигации
• Посещение магазина современной сувенирной продукции ИТС Екатеринбурга
• Все поездки сопровождаются работой профессионального гида

Для получения дополнительной информации по участию, выступлению с докладами, а также по вопросам сотрудничества и рекламы, пожалуйста, обращайтесь к координатору конференции:

НП «Конгресс-бюро г.Екатеринбурга»
Александра Козловских, Маргарита Куликова
(343) 371-79-27, 371-79-26
E-mail: kozlovskih@adm-ekburg.ru, ecb-info@bk.ru